ফ্যাক্স মেশিন কি এবং কিভাবে কাজ করে ? Setup ও ব্যবহার শেখার সম্পূর্ণ গাইড

# Fax মেশিন কি ? 

ফ্যাক্স মেশিন হলো এমন একটি ডিভাইস মেশিন যেটির মাধ্যমে কাগজে থাকা যেকোনো ডকুমেন্টে লিখা/ইমেজ বা ছবি স্ক্যান মেশিনের মাধ্যমে আরেকটি ফ্যাক্স মেশিনে পাঠানো জন্য এটি কাজ করে । ইন্টারনেট ছাড়াই ফ্যাক্স মেশিনের মাধ্যমে যেকোনো অথ্য এক জায়গা থেকে অন্য জায়গায় পাঠানো যায় । 

সহজ ভাবে বলতে গেলে, যেকোনো ফ্যাক্স মেশিনে কোনো কাগজ স্ক্যান করে টেলিফোন লাইনের মাধ্যমে পাঠায় এবং অন্য পাশে থাকা ফ্যাক্স মেশিন সেটি কাগজের আকারে প্রিন্ট হয়ে বের হয় । 

# ফ্যাক্স মেশিনের কাজ কি ? ফ্যাক্স মেশিন কিভাবে কাজ করে ? 

ফ্যাক্স মেশিন এর কাজ হলো যেকোনো ডকুমেন্ট বা ইমেজ ফ্যাক্স মেশিনের মাধ্যমে স্ক্যান করে দ্রুত অন্য জায়গায় পাঠানোই ফ্যাক্স মেশিনের অন্যতম কাজ । 

ফ্যাক্স মেশিনের প্রধান কাজগুলো হলো :

1. Document স্ক্যান করা 

কাগজে থাকা যেকোনো ডকুমেন্টে লিখা বা ছবিকে ফ্যাক্স মেশিনের সাহায্যে স্ক্যান করে ডিজিটাল সিগনালে রূপান্তর করে । 

প্রথমে যে কাগজটি ফ্যাক্স এর মাধ্যমে পাঠাতে চান সেটি স্ক্যান করার জন্য মেশিনে দেন তারপর সেটি স্ক্যান করে কাগজের লিখা বা ছবিকে ছোট ছোট বিন্দু আকারে ভেঙে ফেলে । প্রতিটি বিন্দকে সাদা কালো হিসেবে চিহ্নিত করে ডিজিটাল ডেটায় রূপান্তর করে । 

2. ডকুমেন্টকে অডিও সিগনালে কনভার্ট করা 

স্ক্যান করা যেকোনো ডাটাকে টেলিফোন লাইনের মাধ্যমে অডিও সিগনালে পরিবর্তন করে।

যেকোনো ডিজিটাল ডেটাকে সরাসরি টেলিফোন লাইনে পাঠানো যায় না তাই ডেটাকে অডিও সিগনালে Convert করা হয় । 

3. টেলিফোন লাইনের মাধ্যমে ডাটা পাঠানো 

স্ক্যান করা ডাটাকে টেলিফোন লাইনের মাধ্যমে অন্য ফ্যাক্স মেশিনে পাঠানো হয় । 

একটি ফ্যাক্স মেশিন অন্য আরেকটি ফ্যাক্স নাম্বারে কল করে এবং টেলিফোন লাইনে সংযোগ হলে ডেটা পাঠানো শুরু করে । 

পুরো ডাটা Transfer প্রক্রিয়াটি ফোন কলের মাধ্যমে সম্পূর্ণ হয় । 

4. ডেটাকে ডিজিটাল ডেটায় রূপান্তর করা 

ফ্যাক্স মেশিন টেলিফোন লাইনের মাধ্যমে অডিও সিগনাল গ্রহণ করার পর সেটিকে ডিজিটাল ডেটায় রূপান্তর করে । 

5. ডেটাকে প্রিন্ট করা 

ডেটাকে অডিও সিগনাল থেকে ডিজিটাল ডাটায় রূপান্তর করার পর সেই ডাটাকে কাগজের মাধ্যমে প্রিন্ট করা হয় । 

# ফ্যাক্স মেশিন ব্যবহার করার নিয়ম ? 

সর্বপ্রথম ফ্যাক্স মেশিনের মাধ্যমে যেকোনো তথ্য এক স্থান থেকে অন্য স্থানে ট্রান্সফার করার জন্য যা যা প্রয়োজন যেমন : ১/ একটি ফ্যাক্স মেশিন ২/ সক্রিয় একটি টেলিফোন লাইন ইত্যাদি । 

ফ্যাক্সে ডকুমেন্ট পাঠানো নিয়ম : 

1. ফ্যাক্স মেশিন চালু করুন 

👉 সর্বপ্রথম ফ্যাক্স মেশিনের Power Bottom No করুন । 

👉 টেলিফোন লাইন সক্রিয় আছে কিনা নিশ্চিত করুন । 

2. Document প্রস্তুত করুন 

👉 স্ক্যান মেশিনে ডকুমেন্টের কাগজ পরিষ্কার ও ভাঁজমুক্ত হতে হবে । 

👉 বেশিরভাগ ফ্যাক্স মেশিনে লেখা নিচের দিকে Face Down থাকে । 

3. Document Feeder -এ বসান 

👉 যে ডকুমেন্টের কাগজ ফ্যাক্সের মাধ্যমে পাঠাতে চান সেটি ADF (Auto Document Feeder) -এ ঠিক ভাবে বসান । 

👉 ডকুমেন্টের কাগজ ফিডানে সেট না করলে স্ক্যান করা ভূল হতে পারে । 

4. ফ্যাক্স নাম্বার ডায়াল করুন 

👉 ফ্যাক্স এর মাধ্যমে যাকে ডকুমেন্ট পাঠাবেন তার ফ্যাক্স নাম্বারটি বসান । 

👉 প্রয়োজনে এরিয়া কোড বা দেশ কোড দিন । 

5. Setting নির্বাচন করুন 

👉 রেজুলেশন ঠিক করুন যেমন : Text/Photo 

👉 Contrast হালকা বা গাঢ় রাখুন । 

6. Send/Start বাটন চাপুন 

👉 ফ্যাক্স মেশিন থেকে Start বা Fax বাটন চাপুন । 

👉 মেশিন নিজে থেকে স্ক্যান করে ডকুমেন্টের লিখা পাঠাতে শুরু করবে । 

7. কনফার্মেশন দেখুন 

👉 ডকুমেন্ট সেন্ড সফল হলে "Ok" বা রিপোর্ট দেখাবে । 

👉 আবার অনেক মেশিনে প্রিন্ট Report পাওয়া যায় । 

# ফ্যাক্স মেশিনে কিভাবে ডকুমেন্ট গ্রহণ করতে হয় ?

ফ্যাক্স মেশিনের মাধ্যমে যেকোনো ডকুমেন্ট বা ইমেইকে এক জায়গা থেকে অন্য জায়গায় পাঠানোর পর সেটি কিভাবে গ্রহণ করবে তা নিচে বিস্তারিত ভাবে তুলে ধরা হলো । ফ্যাক্স মেশিনে ডকুমেন্ট গ্রহণ করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ ্একটি কাজ । দুইভাবে ফ্যাক্স মেশিন থেকে ডকুমেন্ট রিসিভ করা যায় যেমন : Auto Mode and Manual Mode 

ফ্যাক্স মেশিনে ডকুমেন্ট কিভাবে গ্রহণ করা হয় বিস্তারিত উল্লেখ করা হলো : 

1. Receiving Setup 

👉 ফ্যাক্স মেশিন থেকে ডকুমেন্ট প্রিন্ট করার আছে এগুলো চেক করুন । 

👉 টেলিফোন লাইন সক্রিয় আছে কিনা দেখে নিন । 

👉 পেপার ট্রেতে কাগজ আছে কিনা দেখুন । 

👉 মেশিনে কালি বা টোনার ঠিক আছে কিনা দেখুন । 

 2. Auto Mode Received 

👉 ফ্যাক্স মেশিনে অটোমেটিক ডকুমেন্ট রিসিভ করার জন্য Auto Answer বা Fax Mode "ON" করুন । 

👉 কেউ ফ্যাক্স পাঠালে আপনার মেশিনে অটোমেটিক কল আসবে । 

👉 মেশিনে Auto Mode করা থাকলে মেশিন নিজে থেকেই কল রিসিভ করবে । 

👉 মেশিনে Auto Mode করা থাকলে ডকুমেন্ট অটোমেটিক ভাবে প্রিন্ট হবে । 

👉 Auto Mode করা থাকলে মেশিনে কোনো বাটন চাপতে হয় না । 

3. Manual Mode Received 

👉 মেশিনে  Auto Mode করা না থাকলে বা বন্ধ থাকলে সেটি আপনাকে নিজে থেকে রিসিভ করতে হবে । 

👉 টেলিফোনে আওয়াজ দিলে বুঝবেন কেউ ডকুমেন্ট  ফ্যাক্স করেছে । ফ্যাক্স মেশিনে Start বাটন চাপলে মেশিন ডেটা গ্রহণ শুরু করবে । 

👉 কিছুক্ষন অপেক্ষা করলে ডকুমেন্ট প্রিন্ট হয়ে বের হবে । 

4. ফ্যাক্স মেমোরিতে ডকুমেন্ট সংরক্ষন করা 

👉 ফ্যাক্স মেশিনে কাগজ না থাকলে সেটি ফ্যাক্স মেমোরিতে সংরক্ষন করে । 

👉 মেমোরিতে সেভ করা ডকুমেন্ট পরবর্তী কাগজ দিয়ে প্রিন্ট করা যাবে । 

# ফ্যাক্স মেশিন সেটআপ করার নিয়ম কি ? 

ফ্যাক্স মেশিনের মাধ্যমে যেকোনো ডকুমেন্ট এক জায়গা থেকে অন্য জায়গায় আদান প্রদানের জন্য ফ্যাক্স মেশিন সেটআপ করা থুবই জরুরী । বিশেষ করে সঠিক জায়গায় ফ্যাক্স মেশিন বসানো,পাওয়ার লাইন সংযোগ দেওয়া,টেলিফোন লাইন সংযোগ দেওয়া,মেশিনে কাগজ সেট করা,টোনার ইনস্টল করা, ফ্যাক্স মেশিনে বেসিক সেটিংস কনফিগার করা ইত্যাদি । 

নিচে ফ্যাক্স মেশিনে সেটআপ করার নিয়ম বিস্তারিত তুলে ধরা হলো : 

1. মেশিনের পাওয়ার সংযোগ দেওয়া 

👉 ফ্যাক্স মেশিনটি সমান ও শুকনো জায়গায় রাখুন এবং বিদ্যুৎ/টেলিফোন/গরম ও আর্দ্র  জায়গায় রাখুন ।

👉 বিদ্যুৎ সংযোগে পাওয়ার কেবল লাগান এবং সুইচ অন করুন । 

👉 এখন ফ্যাক্স মেশিন চালু হচ্ছে কিনা দেখুন এবং ফ্যাক্স মেশিনে ডিসপ্লে বা লাইট অন হয়েছে কিনা দেখুন । 

2. টেলিফোন লাইন সেটআপ করুন 

👉 এখন টেলিফোন লাইনের তারটি লাইন পোর্টে লাগান । ভূল লাইন পোর্টে

 লাগালে ফ্যাক্স মেশিন কাজ করবে না । 

3. মেশিনে পেপার সেট করা 

👉 ফ্যাক্স মেশিনে পেপার ট্রেতে A4 সাইজের কাগজ দিন । 

👉 মেশিনে বাজঁ করা কোনো পেইজ বসাবেন না । কম বা বেশি কাগজ দেবেন না । 

4. মেশিনের বেসিক সেটিংস সেট করুন 

👉 ফ্যাক্সে সময় দেখানোর জন্য Date and Time সেট করুন । 

👉 আপনার পরিচিত ফ্যাক্স নাম্বার গুলো এখানে সেভ করে রাখতে পারবেন । 

👉 রেজোলিউশন ও কোয়ালিটি সেটিংস করুন যেমন : Text Mode/Photo Mode সেটিংস করা । 

5. ফ্যাক্স মেশিন Text করা

👉 একটি পরিচিত ফ্যাক্স নাম্বারে ডকুমেন্ট পাঠান এবং ডকুমেন্টটি ফ্যাক্সে ঠিকভাবে যাচ্ছে কিনা নিশ্চিত করুন । 

# ফ্যাক্স নাম্বার কিভাবে ব্যবহার করতে হয়  ?          

সঠিকভাবে ফ্যাক্স নাম্বার এরিয়া কোড বা দেশ কোড ঠিক ভাবে বসানো না হলে ডকুমেন্ট পাঠানো যাবে না । ফ্যাক্সে মাধ্যমে যেকোনো ডকুমেন্ট পাঠাতে চাইলে ফ্যাক্স নাম্বার ব্যবহার খুবই গুরুত্বপর্ণ্য । 

নিচে ফ্যাক্স নাম্বার ব্যবহার করার নিয়ম তুলে ধরা হলো : 

1. নাম্বার ব্যবহার করে ডকুমেন্ট পাঠানো 

👉 সর্বপ্রথম আপনি যে ডকুমেন্টটি পাঠাবেন সেই ডকুমেন্টটি ফ্যাক্স মেশিনে রাখুন । 

👉 যাকে ডকুমেন্ট পাঠাবেন তার ফ্যাক্স নাম্বারটি ডায়াল করুন । 

👉 ফ্যাক্স মেশিন থেকে "Start অথবা Send" বাটন চাপুন ।  

👉 এখন ফ্যাক্স মেশিনে ডকুমেন্টটি স্ক্যান করে সেই নাম্বারে ডকুমেন্টটি পাঠাবে । 

2. ফ্যাক্স নাম্বারে ডকুমেন্ট গ্রহণ

👉 যদি কেউ আপনার ফ্যাক্স নাম্বারে কোনো ডকুমেন্ট পাঠালে তখন আপনারি ফ্যাক্স মেশিনে কল আসবে । 

👉 আপনার ফ্যাক্স মেশিনে "Auto Mode" করা থাকলে সেটি নিজে থেকেই ডকুমেন্টটি প্রিন্ট হবে । 

👉 আবার "Manual Mode" করা থাকলে ডকুমেন্টটি আপনাকে রিসিভ করতে হবে । 

3. এরিয়া কোড ও দেশ কোড/নাম্বার ব্যবহার করা 

👉 আপনি যদি একই শহরে ফ্যাক্স পাঠাতে চান তাহলে শুধু ফ্যাক্স নাম্বার দিলেই হবে । 

👉 এক শহর থেকে অন্য শহরে হলে এরিয়া কোড নাম্বার বসাতে হবে । 

👉 এক দেশ থেকে অন্য দেশে হলে আপনাকে দেশের কোড/এরিয়া কোড/ফ্যাক্স নাম্বার বসাতে হবে যেমন : বাংলাদেশের কোড নাম্বার  (+880)

4. ফ্যাক্সে নাম্বার সেভ করা 

👉 সব সময় একই ফ্যাক্স নাম্বারে ডকুমেন্ট পাঠাতে চাইলে  সেই নাম্বারটি ফ্যাক্স মেশিনে সেভ করে রাখতে পারেন । 

👉 পরবর্তীতে ঐ নাম্বারে ডকুমেন্ট পাঠাতে চাইলে এক বাটনে দ্রুত পাঠানো যাবে ।