Ms Access External Data & Database Tools সম্পূর্ণ গাইড

1. MS Access "File Tab" এর সম্পূর্ণ গাইড ? 
2. MS Access "Home Tab" এর সম্পূর্ণ গাইড ? 
3. MS Access "Create Tab" এর সম্পূর্ণ গাইড ? 

MS Access External Data Tab ও Database Tools Tab সম্পূর্ণ গাইড ? 

MS Access External Data Tab এবং Database Tools Tab ব্যবহার করে আপনি খুব সহজেই যেকোনো ডাটাকে Import-Export করতে পারবেন । External Data Tab এটি ব্যবহার করে Excel, Text, XML, ODBC এবং অন্যান্য Source থেকে ডাটা সংগ্রহ ও পাঠানো যায় । 

Database Tools Tab ব্যবহার করে আপনার ডাটাবেসে Relationship তৈরি করা Macro এবং VBA, Compact & Repair চালানো বা বিশ্লেষণ করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় ।  

# MS Access External Data Tab এর কাজ বিস্তারিত : 

(ক). Import & Link Group 

1. Saved Imports 

এটি কাজ হলো আপনি এখান থেকে যেকোনো ফাইল বা ডাটাবেসকে Import  করেছেন সেটি এখানে দেখা যাবে এবং আপনি সেই ডাটাটি Ran করে কাজ করতে MS Access -এ কাজ করতে পারবেন । আবার যেকোনো Access File Export করলে সেটি এখান থেকে দেখতে পারবেন । নিচের ছবিটি ফলো করুন ।

2. Linked Table Manager 

আপনার টেবিলে Linked Update করার জন্য বা ঠিক করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় । 

3. Excel 

MS Excel -এ কাজ করা যেকোনো ডেটা সিটকে আপনি Ms Access -এ Import করার জন্য বা কাজ করার জন্য ্এটি ব্যবহার করা হয় । প্রথমে Browser -এ গিয়ে আপনার Excel ফাইলটি সিলেক্ট করে নিন তারপর OK -তে ক্লিক করুন ।  

4. Access 

MS Excel এর পাশাপাশি আপনি অন্য MS Access থেকে টেবিল,ফর্ম, রিপোর্ট ইত্যাদি Import করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় । 

 5. ODBC Database 

এটির মাধ্যমে MySQL,SQL Server ইত্যাদি আপনার ডাটাবেসের সাধে সংযোগ বা কানেক্ট করতে এটি ব্যবহার করা হয় । 

6. Text File 

আপনার টেক্স ফাইল থেকে ডাটা সংগ্রহ করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় । 

7. XML File 

Text File এর পাশাপাশি আপনার XML File থেকে ডাটা Import & Export করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় । 

8. More  

Import করার জন্য এখানে আরো কিছু অপশন রয়েছে যেমন : SharePoint List, Outlook Folder, Data Service,HTML Document,dBASE File 

(খ). Export Group 

1 Saved Exports 

MS Access -এ কাজ করা যেকোনো ফাইল বা ডাটা Exports করলে সেটি এখানে শো করবে । 

2. Excel  

MS Access -এ কাজ করা যেকোনো টেবিল বা ফর্ম MS Excel -এ গিয়ে কাজ করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় । MS Access ফাইল MS Excel গিয়ে কাজ করার জন্য এটি ব্যবহার হয় ।

3. Text File 

যেকোনো ডাটাকে TXT বা CSV Format করে Export করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় । 

4. XML File 

MS Access -এ যেকোনো ডাটাকে XML Flie ফরম্যাট হিসেবে Export করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় । 

5. PDF or XPS 

যেকোনো Table/Query/Form -কে PDF or XPS ফাইল তৈরি করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় । 

6. E-mail 

যেকোনো ডাটা টেবল/ফর্ম/রিপোর্ট সরাসরি ইমেইল ঠিকানার মাধ্যমে পাঠানোর যায় খুব সহজেই । 

7. Access 

যেকোনো ডাটাকে অন্য কোনো Access ডাটাবেসে Export করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় । 

8. Word Merge 

 যেকোনো Word Document কে Mail Merge করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় । 

9. More : 

Sharepoint, HTML,dBASE ইত্যাদি Export করা যায় । 

(গ). Collect Data Group

1. Create E-mail 

E-mail এর মাধ্যমে ডাটা সংগ্রহ করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় । 

2. Manage Replies 

ই-মেইল থেকে সংগ্রহ করা ডাটা গুলো Replies Manage করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় । 

# MS Access External Data Tab এর কাজ বিস্তারিত : 

(ক). Tools Group 

1. Compact and Repair Database 

আপনার ডাটাবেজে অপ্রয়োজনীয় জায়গা কেটে ফেলে আপনার ডাটাবেজে ফাইল সাইজ কমানোর জন্য এটি কাজ করে । 

ধরুন আপনি দীর্ঘদিন যাবৎ একটি ডাটাবেসে কাজ করছেন এখন দেখা যাচ্ছে ডাটাবেজটি স্লো হয়ে পড়েছে এখন Compact and Repair Database -এ ক্লিক করলে সেটি আগের মতো দ্রুত কাজ করবে ।  

(খ). Macro Group 

1. Visual Basic 

এটির মাধ্যমে VBA Editor খোলা যায় । এখানে আপনি Advanced Code লিখে জটিল জটিল কাজ করা যায় । 

2. Run Macro 

আপনার তৈরি করা Macro চালানোর জন্য এটি ব্যবহৃত হয় । আপনার এক ক্লিকে আপনার Table/Form/Query/Report প্রিন্ট হবে ।  

(গ). Relationships Group 

1. Relationships 

এটির কাজ হলো আপনার টেবিলে সম্পর্ক তৈরি করা এবং এটির মাধ্যমে আপনার টেবিলে ভূল ও ডুপ্লিকেট ডাটা এন্ট্রি কমানো । আপনি এখানে Primary Key and Foreign Key নির্ধারণ করতে পারবেন । 

2. Object Dependencies 

এটির কাজ হলো ধরুন আপনি একটি টেবিল থেকে Form বা Report তৈরি করলেন এখন আপনি যদি ঐ টেবিলটি ডিলিট করেন তাহলে আপনার Form বা Report -এ কোন জিনিস গুলো নষ্ট হবে আগে থেকেই এখন থেকে জানা যায় । মোট কথা , কোনো টেবিল ডিলিট করার আগে Object Dependencies এটির মাধ্য আগে থেকে ঝুঁকি বোঝা যায় । 

(ঘ). Analyze Group 

1. Database Documenter 

এটির কাজ হলো আপনার পুরোনো ডাটাবেস যেমন : Table/Query/Form/Report  এর বিস্তারিত রিপোর্ট তৈরি করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় । 

2. Analyze Performance 

আপনার ডাটাবেস বা Query ধীর গতিতে চললে তা এখান থেকে বিশ্লেষণ করতে পারবেন । এটি আপনার ডাটাবেসকে Performance উন্নত করার জন্য পরামর্শ দেয় । 

3. Analyze Table 

Analyze মানে হলো কোনো তথ্য বিশ্লেষণ করা,পর্যালোচনা করা বা খুঁটিয়ে বিশ্লেষণ বা পরীক্ষা করাই হলো Analyze । Analyze Table এর কাজ হলো ধরুন আপনার একটি টেবিলে েএকই তথ্য বারবার থাকলে সেটি আলাদা টেবিল তৈরি করার সাজেমন দেয় । 

(ঙ). Move Data Group  

1. SQL Server 

আপনার MS Access ডাটাবেসে SQL Server আপগ্রেড বা মুভ করা  এছাড়াও একসাথে একাধিক ইউজার কাজ করলে SQL Server নিরাপদ ও দ্রুত কাজ করে । 

2. Access Database 

এটির কাজ হলো ধরুন একটি ডাটাবেস অন্য আরেকটি Access -এ ডাটাবেস সরানোর জন্য এটি ব্যবহার  করা হয় । 

3. Sharepoint 

এটির মাধ্য ম আপনা টেবিলকে লিঙ্ক করা এবং অনলাইন টিমের সাথে আপনার ডাটাকে শেয়ার করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় । 

(চ). Add-Ins Group 

1. Add-ins 

এটির মাধ্যমে আপনার ডাটা সিডে অতিরিক্ত টুল বা ফিচার যুক্ত বা ব্যবহার করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় ।