MS Excel Data Tab সকল অপশনের কাজ ?

# MS Excel Data Tab Full Guide -সব অপশন ও কাজের বিস্তারিত ব্যাখ্যা ?

(ক). Get External Data Group :

1. From Access :

Microsoft Access -এ কাজ করা হয়েছে এমন ডেটা গুলোকে MS Excel সিডে এনে কাজ করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় ।
প্রথমে নতুন্ একটি Workbook খুলুন তারপর Data tab -এ গিয়ে From Access ক্লিক করুন । এখন আপনার ফাইল থেকে MS Access -এ কাজ করেছেন ফাইলটি ক্লিক করে Excel Sheet -এ আনুন ।

2. From Web :

এটির কাজ হলো যেকোনো ওয়েবসাইট থেকে টেবিল আকারে থাকা এমন সব ডাটা গুলোকে এনে MS Excel সিডে কাজ করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় ।
আপনি যেকোনো ওয়েবসাইট লিঙ্ক থেকে ডাটা সংগ্রহ করে এখানে কাজ করতে পারবেন ।
3. From Text :

যেকোনো টেক্স বা CSV Fie থেকে ডাটা Import করাই হলো এটির কাজ ।

4. From Other Sources :

এখান থেকে আপনি বিভিন্ন Data Sources থেকে ডাটা ইনপুট করতে পারবেন যেমন : XML,SQL Server, ODBC,OLE DB, SharePoint, PowerPivot Models থেকে ডাটা সংগ্রহ করতে পারবেন ।

5. Existing Connections :

আপনি এই সিডে যে ডাটা গুলোর কাজ করেছেন বা তৈরি করেছেন সেগুলো পুনরায় এখান থেকে ব্যবহার করতে পারবেন ।
এখান থেকে আপনি দ্রুত ডাটা লোড বা ডাটা রিফ্রেশ করতে পারবেন ।

(খ). Connections Group :

1. Refresh All :

এটি ডাটা সোর্স এর আপডেট করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় ।

2. Connections :

আপনার Workbook -এ কোন ডাটা গুলো Connections আছে সেগুলো দেখতে পারবেন । এখান থেকে আপনার ডাটাকে এডিট ও রিমুভ করতে পারবেন ।

(গ). Sort & Filter Group :

1. Sort A to Z :

Text : যেকোনো Text (A to Z) সিরিয়াল ভাবে আনার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় ।
Number : যেকোনো নাম্বার (ছোট থেকে বড়) সেট করার জন্য Ascending ব্যবহার হয় ।
Date & Time : নতুন তারিখ থেকে পুরাতন তারিখে অনুযায়ী সেট করার জন্য Ascending ব্যবহার হয় ।
Expand the Selection : এটির কাজ হলো ধরুন কোনো নাম সিলেক্ট করলাম নাম এর পাশাপাশি অন্য যে ঘর গুলো আছে সেগুলো সব গুলো Sort এর মতো কাজ করবে ।
Continue With the Current Selection : এটির কাজ হলো যেটি সিলেক্ট করবো শুধু সেটি Sort এর ককাজ করবে অন্য ঘরগুলো কাজ করবে না ।

2. Sort Z to A :

Text : যেকোনো Text (Z to A) সিরিয়াল ভাবে আনার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় ।
Number : যেকোনো নাম্বার (বড় থেকে ছোট ) সেট করার জন্য Descending ব্যবহার হয় ।
Date & Time : পুরাতন তারিখ থেকে নতুন তারিখে অনুযায়ী সেট করার জন্য Descending ব্যবহার হয়

3. Filter :

Filter এটি খুবই গুরুত্বপণ্য একটি কাজ । ফিল্টার ব্যবহার করে আপনি Asending & Desending এর কাজ করতে পারবেন ।
আরেকটি গুরুত্বপণ্য কাজ সেটি হলো আপনি যে কারো হিসাব দ্রুত সমানে আনতে পারবেন ।
Filter দেওয়ার জন্য প্রথমে উপরের হেডিংটি সিলেক্ট করতে হবে তারপর Filter অপশনে ক্লিক করতে হবে ।

4. Clear :

Filter দেওয়া থাকলে সেটি তুলে ফেলার জন্য Clear অপশন ব্যবহার করা হয় । এটিতে ক্লিক করলে আপনি ডকুমেন্ট আগের অবস্থানে ফিরে আসবে ।

5. Reapply :

ফিল্টার ব্যবহার করা পর ডাটা পরিবর্তন করলে ফিল্টার আপডেট করার জন্য এটি ব্যবহার হয় ।

6. Advanced :

Copy to another Location আপনি অন্য শিট থেকে ডাটা কপি করে Criteria Range ব্যবহার করে জটিল ফিল্টার তৈরি করতে পারবেন ।

(ঘ). Data Tools Group :

1. Text to Columns :

Text to Columns এটির কাজ হলো যেকোনো লিখাকে কলামে বা সিডে পরিণত করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় ।
এটির কাজ করার জন্য প্রথমে লিখুন তারপর কমা, Space,Tab, ব্যবহার করুন । তারপর Text to Columns ক্লিক করুন । আপনি যদি কমা দিয়ে লিখেন তাহলে কমাতে ক্লিক করুন । তারপর Finish এ ক্লিক করুন ।
এখন আপনি দেখতে পারবেন এটি সাথে সাথে একটি সিডে পরিণত হয়ে গেছে ।

উপরের ছবিটি ফলো করুন । প্র্থমে আমি প্রতিটি কলামের জন্য কমা দিয়ে কাজ করেছি এখন সবগুলো সিলেক্ট করতে হবে ।
তারপর Text to Columns -এ ক্লিক >Delimited Click>Next Click> Comma Click> Next Click> General Click>Finish Click>

2. Remove Duplicate :

Remove Duplicate এটির কাজ হলো আপনার ডেটা সিডে একটি লিখা একাধিক বার থাকলে সেটি ডিলিট করার জন্য্ এটি ব্যবহার করা হয় ।
এটি ব্যবহার করা জন্য প্রথমে সবগুলো ডেটা সিলেক্ট করতে হবে তারপর Remove Duplicate ক্লিক করলে আপনার সামনে একটি পেজ ওপেন হবে সেখানে আপনার ডেটা সিডে সকল Duplicate গুলো দেখা যাবে এবং সেখান থেকে আপনি যেটি Remove করতে চান সেটিতে ঠিক চিহ্ন দিন । তারপর এটি সাথে সাথে ডিলিট হয়ে যাবে ।

3. Data Validation :

Data Validation এটির মূল কাজ হলো এটি ব্যবহার করে আপনি Drop Down List তৈরি করতে পারবেন । Drop Down List হলো অনেক গুলো ডাটা লিখার সুবিধার জন্য এটি ব্যবহার হয় । এটি বিভিন্ন Product List তৈরি ক্ষেত্রে বেশি ব্যবহার হয় ।
প্রথমে একটি তালিকা তৈরি করুন যেমন আমি উপরের ছবি ডান পাশে Product/Rate/Amount/Total Taka এই রকম একটি শিট আপনিও তৈরি করুন । ্এখানে আপনার পণ্যের নাম/প্রতি কেজি দর কত/কত কেজি/মোট টাকা কত/ ইত্যাদি আপনি আপনার মতো করে লিখুন এবং একটি শিট তৈরি করুন ।
এখন বামপাশে Product/Rate/Amount/Total Taka লিখে নিচে খালি ঘর রাখুন । যেখানো আপনি Drop Down List এর কাজ করবেন ।
এখন বামপাশে Product এর নিচে আপনার খালি ঘরে আপনার মাউস কারসারটি রাখুন ।
এখন Data Validation click করুন । নিচে ছবিটির মতো একটি পেজ ওপেন হবে তারপর Any Value থেকে List সিলেক্ট করুন । তারপর Source এর ঘরে আপনি ডানপাশে যে Product List টি তৈরি করেছেন সেই প্রথম কলামটি পুরো সিলেক্ট করুন । তারপর Ok তে ক্লিক করুন ।

এখন Product এর নিচে খালি ঘরে Drop Down List তৈরি হয়ে যাবে । এখন প্রতিটি সেলে Drop Down List হওয়ার জন্য প্রথমটি ধরে (+) চিহ্ন আসলে নিচের দিকে টান দিন এখন পুরোটা Drop Down List তৈরি হবে ।

(ঙ). Outline Group :

1. Group :

Group এটির কাজ হলো আপনার Excel Sheet -এ যেকোনো ডাটা Hide বা লুকানোর জন্য Group অপশনটি ব্যবহার করা হয় ।
Group করতে হলে সর্বপ্রথম আপনাকে যেটি Group বা Hide করবেন সেটি সিলেক্ট করতে করতে হবে তারপর Group অপশনে ক্লিক করুন এখন সিডের বামপাশে (+/-) এই রকম দেখাবে সেখান থেকে আপনি হাইট করতে চাইলে হাইট করতে পারবেন ।
এটির কাজ হলো একজন ব্য্ক্তির অনেক গুলো হিসাব থাকতে পারে এই জন্য্ প্র্থমেরটা রাখার পর আর বাকি হিসাব গুলোকে গ্রোপ করে লুকানো যায় ।

2. Ungroup :

Group করা যেকোনো ডাটাকে Ungroup বা Unhide করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় ।
Ungroup করতে হলে আপনি যে ডাটা গুলো Group করেছেন সেগুলোকে সিলেক্ট করে Ungroup -এ ক্লিক করতে হবে ।

3. Subtotal :

Subtotal এর মূল কাজ হলো ধরুন আপনার ডাটা শিটে একজন ব্যক্তির নামে অনেক গুলো হিসাব থাকতে পারে এবং ঐ ব্যক্তি সকল হিসাব গুলো একসাথে যোগ/গুন/ভাগ ইত্যাদি যেকোনো Formulas কাজ করে একসাথে যোগ করার জন্য Subtotal ব্যবহার করা হয় ।

# Subtotal এর কাজ করার জন্য নিচের অপশন গুলো ফলো করুন :

1. Sort এর কাজ :