Ms Excel Formulas tab এর কাজ কি ?

 (ক). Function Library Group 

1. Insert Function :

• এটি ব্যবহার করে আপনি এখান থেকে যেকোনো Function Key সার্চ করলে সেই Function টি চলে আসবে । আপনি এখান থেকে খুব সহজেই যেকোনো Function এর কাজ করতে পারবেন । 

2. AutoSum :

• AutoSum ব্যবহার করে আপনি খুব সহজেই যেকোনো Function এর ব্যবহার করতে পারবেন । সবচেয়ে সহজ এবং কম সময়ের মধ্যে যেকোনো Formula কাজ করতে পারবেন । 
• AutoSum মানে হলো অটোতে যোগ করা । অটো যোগ করার জন্য প্রথমে যে সংখ্যা গুলো যোগ করতে চান সেগুলো সিলেক্ট করুন তারপর AutoSum -এ ক্লিক করুন এখন নিচে দেখা যাবে সেটি অটোমেটিক যোগ হয়ে যাবে । 
• AutoSum ছাড়াও আপনি এখানে অনেক Formulas কাজ করতে পারবেন । 

# Financial/Logical/Text/Lookup & Reference/Math & Trig Function গুলোর কাজ নিচে বিস্তারিত ভাবে তুলে ধরা হলো : 

1. Sum :

• Sum মানে হলো যোগ করা । আপনি চাইলে কয়েক  ভাবে যোগ করতে পারবেন যেমন :  ‍=sum(A1+A2+A3+A4+A5) দিয়ে Enter Press করুন । 
• আবার =sum(A1:A5) Enter Press করুন । 

2. Sumif :

• এটি খুবই গুরুত্বপূর্ণ  একটি কাজ । এটির কাজ হলো ধরুন আপনার একটি বড় Excel Sheet রয়েছে এখন ঐ Excel Sheet -এ একজন ব্যক্তির অনেক গুলো হিসাব থাকতে পারে । ঐ ব্যক্তির হিসাব সবগুলো একসাথে যোগ করে আনার জন্য Sumif ব্যবহার করা হয় । 
• উপরের ছবিটি ফলো করুন । প্রথমে উপরের হেডিং থেকে Insert Function ক্লিক করুন । তারপর উপরের ছবির মতো একটি পেজ ওপেন হবে । 

Range :

• Range মানে হলে আপনি যার নামে হিসাব গুলো দেখতে চান সেই নামের পুরো ঘরটি সিলেক্ট করুন । 

Criteria :

• যার নামে হিসাব দেখতে চান সেই নামটি দিন এবং দুই পাশে  invited কমা ব্যবহার করুন ।  

Sum Range :

• এখানে আপনি যে হিসাব গুলো যোগ করতে চান সেই পুরো হিসাবটি সিলেক্ট করুন । এখন আপনি নিচে এর উত্তর দেখতে পারবেন । 
• সবকিছু ঠিক থাকলে Ok তে ক্লিক করুন । 

3. Sumifs :

• Sumifs এটিও Sumif এর মতো কাজ করে । তবে এখানে একটি কাজ বাড়তি করতে হয় সেটি হলো যার নামে হিসাব দেখবেন তার ঠিকানাটি এখানে বসাতে হয় শুধু এটাই আর সবগুলো ঠিক থাকবে । 
• প্রথমে উপরের হেডিং থেকে Insert Function ক্লিক করুন উপরের ছবি মতো পুরো সূত্র গুলো ব্যবহার করুন । 

Sum_range :

• আপনার হিসাবের যে টাকার অংক গুলো যোগ করতে চান সেগুলো সিলেক্ট করুন । ধরুন আপনার হিসাবে ১০০ জনের হিসাব আছে এখানে সব গুলো সিলেক্ট করতে হবে ।  

Criteria_range1: 

• আপনি যার নামে হিসাব দেখতে চান সেই ঘরে যতগুলো নাম আছে সবগুলো সিলেক্ট করতে হবে । 

Criteria1 :

• এখানে আপনি যার নামের হিসাব সবগুলো দেখতে চান সেই নামটি এখানে বসান । Dubble Invited কমা ব্যবহার করুন । 

Criteria_range2 :

• এখানে ঠিকানা সিলেক্ট করতে হবে । নামের পরে Address বা ঠিকানা লিখা থাকলে সেই ঠিকানাটি পুরোটা সিলেক্ট করতে হবে। 

Criteria2 : 

• আপনি যার নামে হিসাব দেখতে চান তার একটি ঠিকানা আছে সেটি এখানে বসান । Dubble Invited কমা ব্যবহার করুন । এখন আপনি নিচে এর ফলাফল দেখতে পারবেন । সবকিছু ঠিক থাকলে Ok তে ক্লিক করুন । 

# Average/Maximum/Minimum/Count : 

1. Average :

• Average এর অর্থ হলো গড় । গড় নির্ণয় করার সূত্র হলো =AVERAGE(D202:D209) ,
• প্রথমে সমান দিয়ে Average লিখাটি লিখুন তারপর আপনি যতগুলো সংখ্যার গড় দেখতে চান সবগুলো সিলেক্ট করুন তারপর OK ক্লিক করুন । 

2. Maximum :

• Maximum মানে হলো বড় । আপনার সিডে সবচেয়ে বড় সংখ্যাটি কোনটি সেটি দেখার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় যেমন : =MAX(D202:D210)
• প্রথমে সমান চিহ্ন দিন তারপর Max লিখাটি লিখুন তারপর যে সংখ্যা গুলো থেকে বড় সংখ্যাটি দেখতে চান সবগুলো সিলেক্ট করুন । 

3. Minimum :

• Minimum এর অর্থ হলো ছোট । এর সূত্রটি হলো =MIN(D202:D211) এটি Maximum এর মতো কাজ করে । 

4. Count :

• Count এর অর্থ হলো হিসাব করা । আপনার ডকুমেন্টে কত জনের হিসাব বা সংখ্যা কত আছে সেটি দেখার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় । 
• Count এর সূত্র হলো =COUNT(D202:D209).

# PMT/IPMT/PPMT Function & Formulas কাজ বিস্তারিত : 

• PMT/IPMT/PPMT এগুলো কাজ হলো যে কেউ ব্যাংক থেকে লোন নিলে মাসিক কত টাকা কিস্তি আসতে পারে এগুলো বের করার জন্য এই সূত্র গুলো ব্যবহার করা হয় । 
• (PMT) সূত্রটি দ্বারা মাসিক কত টাকা কিস্তি দিতে হবে সেটি এটির মাধ্যমে বের করা হয় । 
• আবার  (IMPT) এটির মাধ্যমে আপনার মাসিক কত টাকা সুদ আসবে সেটি বের করা হয় । 
• (PPMT) লোন এর উপর মাসিক কত টাকা আসল আসবে সেটি এটির মাধ্যমে বের করা হয় । 

Rate : 

• Rate মানে হলো পারসেনটিসকে বোঝায় কত পারসেনট সুদ দেওয়া হয়েছে যেমন : ১০%/১২ এখানে বারো বলতে ১ বছর = ১২ মাসকে বোঝায় । 

Per :

• Per মানে মাসকে বোঝায় । ধরি ১ বছর লোন নেওয়া হলো =১ বছর = ১২মাস এখন ১২ মাসটিকে ১,২,৩ এই রকম নিছে আলাদা ঘর করে মাসগুলো সেট করতে হবে । 

Nper :

• Nper (Number of Period) এর মানে হলো কয় বছরের জন্য্ লোন নেওয়া হলো তাকে বোঝায় । ধরি ১ বছরের জন্য্ লোন নেওয়া হলো তাহলে হবে ১*12 এখানে ১২ মানে ১ বছর = ১২ মাসকে বোঝায় । 

PV :

• PV(Present Value) বর্তমান কত টাকার লোন নেওয়া হয়েছে সেটি লেখা তবে লিখার আগে বিয়োগ সাইন দিতে হবে । 

FV (Future Value) :

• FV(Future Value)  এটি সাধারনত দিতে হয় না ।  

1. PMT (Payment Monthly Time):

PMT এটির মাধ্যমে আপনি প্র্তি মাসে সুদ এবং আসলসহ কত টাকা আসবে তা বের করা হয় । PMT ব্যবহারের নিয়মাবলী নিচে উল্লেখ করা হলো ।

  =-PMT($G$3/12,$G$4*12,$G$2,0,0)

কাজ :

Rate (%) :

• Rate এখানে আপনার লোন এর সুদের হার বসাতে হবে ।  
• =PMT (সুদের হার তারপর Function Key "F4" দিয়ে লক করে নিতে হবে তারপর ভাগ চিহ্ন দিতে হবে তারপর ১ বছর সমান বার মাস ১২ দিতে হবে, 

Nper(Number of Period) :

• আপনি কত মাস বা বছরের জন্য লোন নিলেন সেটি এখানে সেট করতে হবে । 
• প্রথমে বছর দিতে হবে তারপর F4 দিয়ে লক করে দিতে হবে তারপর ১ বছর সমান বারো মাস গুন ১২ দিতে হবে । 

PV(Present Value) :

• এখানে আপনি কত টাকা লোন নিলেন সেটি এখানে বসাতে হবে । তারপর F4 দিয়ে লক করে নিতে হবে । 

FV(Future Value) :

• Future Value এখানে আপনি খালি রাখতে পারেন অথবা শূর্ণ্য বসাবেন । 

Type :

• এই ঘরে আপনি খালি অথবা জিরো বসাতে পারবেন তবে জিরো বসালে ভালো হয় । 

2. IPMT (Interest Payment Monthly Time): 

এটির কাজ হলো মাসে কত টাকা সুদ আসবে সেটি বের করা  এটির কাজ । 
ধরুন আপনি ১ বছরের জন্য ১০০০০০ লক্ষ টাকার একটি লোন নিলেন । এখন প্রত্যেক্ষ মাসে কত টাকা সুদ আসবে সেটি এই ফাংশন এর মাধ্যমে বের করতে হয় । নিচে বিস্তারিত দেওয়া হলো ।   
=-IPMT($G$3/12,A2,$G$4*12,$G$2,0) 

কাজ :

Rate (%) :

• Rate এখানে আপনার লোন এর সুদের হার বসাতে হবে ।  
• =IPMT (সুদের হার তারপর Function Key "F4" দিয়ে লক করে নিতে হবে তারপর ভাগ চিহ্ন দিতে হবে তারপর ১ বছর সমান বার মাস ১২ দিতে হবে, 

Per : 

• এখানে মাস বসাতে হয় । ১ম  ,২য় ,৩য় মাস ইত্যাদি সেট করতে হবে । প্রথম মাসে সুদ বেশি আসে আপনি যত নিচে যাবেন তত সুদ কমতে থাকবে ।  

Nper(Number of Period) :

• আপনি কত মাস বা বছরের জন্য লোন নিলেন সেটি এখানে সেট করতে হবে । 
• প্রথমে বছর দিতে হবে তারপর F4 দিয়ে লক করে দিতে হবে তারপর ১ বছর সমান বারো মাস গুন ১২ দিতে হবে । 

PV(Present Value) :

• এখানে আপনি কত টাকা লোন নিলেন সেটি এখানে বসাতে হবে । তারপর F4 দিয়ে লক করে নিতে হবে । 

FV(Future Value) :

• Future Value এখানে আপনি খালি রাখতে পারেন অথবা শূর্ণ্য বসাবেন । 

 

3. PPMT(Principal Payment Monthly Time):

এই ফাংশন ব্যবহার করে আপনি মাসে কত টাকা আসল আসবে সেটি বের করা হয় । নিচে বিস্তারিত ভাবে তুলে ধরা হলো । 

=-PPMT($G$3/12,A2,$G$4*12,$G$2,0) 

কাজ :

Rate (%) :

• Rate এখানে আপনার লোন এর সুদের হার বসাতে হবে ।  
• =PMT (সুদের হার তারপর Function Key "F4" দিয়ে লক করে নিতে হবে তারপর ভাগ চিহ্ন দিতে হবে তারপর ১ বছর সমান বার মাস ১২ দিতে হবে, 

Per : 

• এখানে মাস বসাতে হয় । ১ম  ,২য় ,৩য় মাস ইত্যাদি সেট করতে হবে । প্রথম মাসে সুদ বেশি আসে আপনি যত নিচে যাবেন তত সুদ কমতে থাকবে । 

Nper(Number of Period) :

• আপনি কত মাস বা বছরের জন্য লোন নিলেন সেটি এখানে সেট করতে হবে । 
• প্রথমে বছর দিতে হবে তারপর F4 দিয়ে লক করে দিতে হবে তারপর ১ বছর সমান বারো মাস গুন ১২ দিতে হবে । 

PV(Present Value) :

• এখানে আপনি কত টাকা লোন নিলেন সেটি এখানে বসাতে হবে । তারপর F4 দিয়ে লক করে নিতে হবে । 

FV(Future Value) :

• Future Value এখানে আপনি খালি রাখতে পারেন অথবা শূর্ণ্য বসাবেন । 

উদাহরণ : ধরুন আপনি একটি ব্যাংক থেকে ১,০০,০০০ টাকা লোন নিলেন, লোন এর মেয়াদ ৫ বছর এবং সুদের হার 13% । এখন প্রতি মাসে আপনারকে সুদে আসলে কত টাকা মাসে মোট পরিশোধ করতে হবে তা কিভাবে বের করবেন নিচের ছবিতে দেওয়া হলো । 

# Vlookup & Hlookup Formulas কাজ গুলো বিস্তারিত : 

# Vlookup :

Vlookup এর পুরো নাম হলো Vertical Look UP এটির কাজ হলো বড় একটি সিড থেকে shortcut এর মাধ্যমে যেকোনো ব্যাক্তির হিসাব বের করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় ।Vlookup কিভাবে কাজ করবেন নিচে বিস্তারিত ভাবে তুলে ধরা হলো । প্রথমে উপরের হেডার থেকে Function Key সিলেক্ট করুন । এই রকম একটি পেজ ওপেন হবে । =Vlookup (যার নামে হিসাব দেখতে চাই তার নাম , পুরো টেবিল সিলেক্ট , নামটি কত কলামে আছে সেই সংখ্যাটি বসান , 0) “OK” ক্লিক করুন । 

1. Lookup_Value :

• আপনি যার নামের হিসাব দেখতে চান তার নামটি সিলেক্ট করুন অথবা এই ঘরে তার নাম লিখুন । 

2. Table_array :

• এখানে আপনার পুরো টেবিলটি সিলেক্ট করুতে হবে আপনার যতটুকু সিলেক্ট করা দরকার ততটুকু সিলেক্ট করুন । তারপর Function Key “F4” Press করে এটি লক করে দিন । 

3. Col_index_num :

• আপনি কত কলামের হিসাব দেখতে চান সেই হিসাবের কলাম এর নাম্বারটি এখানে বসান । 

4. Range_Lookup :

• এখানে আপনি খালি অথবা (০) ব্যবহার করতে পারবেন । 

# Hlookup :

Hlookup এর পুরো নাম হলো Horizontal Look UP এটির কাজ হলো বড় একটি সিড থেকে shortcut এর মাধ্যমে যেকোনো ব্যাক্তির হিসাব বের করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় ।Horizontal Fonction Key কিভাবে কাজ করবেন নিচে বিস্তারিত ভাবে তুলে ধরা হলো । প্রথমে উপরের হেডার থেকে Function Key সিলেক্ট করুন । এই রকম একটি পেজ ওপেন হবে । =Horizontal(যার নামে হিসাব দেখতে চাই তার নাম , পুরো টেবিল সিলেক্ট , নামটি কত Row তে আছে সেই সংখ্যাটি বসান , 0) “OK” ক্লিক করুন । 

1. Lookup_Value :

• আপনি যার নামের হিসাব দেখতে চান তার নামটি সিলেক্ট করুন অথবা এই ঘরে তার নাম লিখুন । 

2. Table_array :

• এখানে আপনার পুরো টেবিলটি সিলেক্ট করুতে হবে আপনার যতটুকু সিলেক্ট করা দরকার ততটুকু সিলেক্ট করুন । তারপর Function Key “F4” Press করে এটি লক করে দিন । 

3. Row_index_num :

• আপনি কত Row Number এর হিসাব দেখতে চান সেই হিসাবের রো এর নাম্বারটি এখানে বসান । 

4. Range_Lookup :

• এখানে আপনি খালি অথবা (০) ব্যবহার করতে পারবেন । 

# IF Function and if(and) Function কাজ বিস্তারিত  : 

(ক). IF Function কাজ :

If Function ব্যবহার করে আপনি অনেক গুলো হিসাব এর কাজ করতে পারবেন যেমন : 

1. মার্কশিট : যেকোনো ইস্কুল,কলেজ,বিশ্ববিদ্যালয়ের মার্কশিট তৈরি জন্য If Function ব্যবহার হয় । 

2. সেলারি শিট : কমর্চারীদের বিভিন্ন বোনাস,ওভারটাইম,ট্যাক্স ইত্যাদি বেতর এর উপর ভিত্তি করে দেওয়ার জন্য এই ফাংশানটি ব্যবহার করা হয় । 

3. বিদ্যুৎ বিল : বিদ্যুৎ বিলে কত ইউনিট হলে কত টাকা বিল আসবে সেটি নির্ধারণ করার জন্য If Function ব্যবহার করা হয় । 

এছাড়াও রেজাল্ট শিট,বিভিন্ন লাভ ক্ষতি নির্ধারণ হিসাব, ইত্যাদি আরো অনেক গুলো হিসাব তেরি করা হয় এই ফাংশন ব্যবহার করে । 

(খ). IF(And) Function ব্যবহার :

এটির If Function এর মতো ব্যবহার করা হয় । এই ফাংশনটি ব্যবহার করে আপনি যেকোনো সেলারি শিট তৈরি, মার্কশিট,রেজাল্ট  শিট এবং বিভিন্ন কমিশন হিসাবের শিট তৈরি করা হয় এই ফাংশনটি ব্যবহার করে । 

(খ). Defined Names Group : 

1. Name Manager :

• Define Name -এ সেভ করা যেকোনো সেল বা রেঞ্জ একসাথে এখানে দেখায় । সংক্ষেপে Define Name -এ কাজ করা সব গুলো এখানে দেখাবে । 

2. Define Name :

• আপনার শিটে  যেকোনো সেল বা রেঞ্জকে একটি নাম দেওয়ার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় । 

3. Use in Formula :

• আপনি পূর্বে যে ফর্মুলার কাজ করেছেন সেটি আপনি এখান থেকে দেখতে পারবেন চাইলে আপনি এখান থেকে কাজও করতে পারবেন । 

4. Create Form Selection :

• এটি Drop Down List তৈরি করার ক্ষেত্র্রে এটি ব্যবহার করা হয় । 

(গ). Formula Audition Group : 

1. Trace precedents :

Trace Precedents মানে হলো ধরুন আপনি একটি হিসাব তৈরি করলেন ১০ সংখ্যাকে যোগ করলে এখন এই সংখ্যা গুলোকে একটি তীর চিহ্ন মাধ্যমে দেখার জন্য বা সহজে বোঝার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় । নিচে এর কাজ করা একটি ছবি দেওয়া হলো । 

2. Trace Dependent :

এটির Trace Precedents এর মতো কাজ করে তবে কিছু ভিন্ন রয়েছে সেটি হলো এখানে একটি সেল আরেকটি সেল এর উপর কিভাবে নির্ভর করছে সেটি দেখায় । 

3. Remove Arrows :

Trace Precedents & Trace Dependents এখান থেকে তীর চিহ্ন গুলো তুলার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় । 

4. Show Formulas :

একটি সিডে যতগুলো Formulas কাজ করা হয়েছে সবগুলো সূত্র শো করবে এটিতে ক্লিক করলে ।  

5. Error Checking :

ধরুন আপনার Formulas এর মধ্যে কোনো সুত্র ভূল হলে সেটি Error Checking এর মাধ্যমে দেখতে পারবেন এবং কোথায় ভূল হয়েছে সেটি সংশোধন করতে পারবেন । 

6. Evaluate Formulas :

এটির মাধ্যমে আপনার হিসাবের ফর্মুলা কিভাবে হিসাব করা হচ্এছো তা দেখায় । আবার এটির মাধ্যমে কোনো সুত্রে ভূল হলে সেটি সংশোধন করা যায় যেটি ভূল হয় সেটি নিচে আনডারলাইন আসবে । 

7. Watch Window :

• এটির কাজ হলো আপনি কোন হিসাবে কি ফর্মুলা ব্যবহার করেছেন সেই ফর্মুলাটি দেখার জন্য এটি ব্যবহার করা হয় । 
• প্রথমে আপনি যে ফর্মুলাটি দেখতে চান সেই সেলে ক্লিক করুন যেখানে আপনি ফর্মুলা ব্যবহার করেছেন । 
• তারপর Watch Window -তে ক্লিক করুন ।একটি পেজ ওপেন হবে সেখান থেকে Add Watch অপশনে ক্লিক করুন । এখন আপনার ফর্মুলাটি এখানে চলে আসবে । নিচে এর একটি ছবি দেওয়া হলো । 

(ঘ). Calculation Group :

1. Automatic :

এটিতে ঠিক চিহ্ন দিলে সিডের সব ফর্মুলা এবং  Data Table Auto Update হবে । ধরুন আপনার সিডে একটি ফর্মুলা ব্যবহার করেছেন এখন আপনার সেই ফর্মুলা বার বার ব্যবহার করতে হবে না এটি অটোমেটিক কাজ কররে । তাই আপনার সিডে Automatic রাখাটাই ভালো হবে । 

2. Automatic except for data tables :

এখানে সব গুলো অটো আপডেট হবে শুধু মাত্র Data Table Manual হবে । 

3. Manual :

এখানে কোনো কিছু অটো আপডেট হবে না যতক্ষন না আপনি নিজ থেকে ঠিক না করেন । এখানে আপনাকে নিজে নিজে Calculate করতে হবে ।